توانمندسازی و توسعه منابع انسانی

گزارش سخنرانی دکتر بهزاد ابوالعلایی

بحث امروز را با یک تعریف کوچک از مدیریت شروع می کنم. مدیریت به معنی توانایی تبدیل کردن منابع به مطلوبیت است. منظور از مطلوبیت ، ارزش است که می تواند تولید ، خدمت ، به دست آوردن سهم بازار ، کیفیت یا امثالهم باشد. منابع نیز انواع مختلفی دارند که یکی از آن ها منابع انسانی است ، موضوع اصلی جلسه امروز در این رابطه خواهد بود. بین منابع انسانی و سایر منابع تفاوت هایی وجود دارد. چه زمانی می توان گفت که رکوردشکنی انسان ها در مسابقات المپیک دیگر به پایان خود رسیده است؟ هر چهار سال یک بار مسابقات المپیک برگزار می شود و گاهی ده ها ، گاهی صدها رکورد در این مسابقات شکسته می شود. این اتفاق چه زمانی متوقف خواهد شد؟ آیا کسی تا به حال توانسته است پیش بینی کند برای مثال رکوردشکنی در دوومیدانی ، دوچرخه سواری یا شنا متوقف می شوند یا خیر؟ چه زمانی انتشارات جدید کتاب رکودهای گینس متوقف می شود؟ آیا چیزی در این مورد شنیده اید؟
باید به میزان ظرفیت افراد آگاه بود. منابع انسانی ، یکی از منابع در اختیار است ، چگونه این منابع را به ارزش و مطلوبیت تبدیل کنیم؟ این کار یک هنر است. در حال حاضر تا چه حد از ظرفیت کارکنان خود استفاده می بریم؟
مربیان چه نقشی می توانند در به کارگیری و توانمندسازی این منابع داشته باشند؟ عبارتی تحت عنوان The Best and The Rest خدمتتان عرض می کنم. یعنی بهترین کارمند کیست و چقدر کار می کند و بقیه چقدر کار می کنند؟ به دیگر عبارت ، بهترین و سایرین. فکر می کنید اگر در سازمانی ، بخواهیم عملکرد بهترین کارمند خود را با میانگین عملکرد بقیه کارکنان که در همان سازمان کار می کنند ، مقایسه کنیم تفاوت ها چقدر خواهد بود؟ کارمندانی داریم که می گوییم ای کاش بقیه کارمندان هم مثل آن ها بودند. میانگینی از عملکرد بقیه تهیه کنید و عملکرد بهترین را هم در نظر داشته باشید و این دو را باهم مقایسه کنید. فکر می کنید چند درصد تفاوت بین بهترین و سایرین می تواند وجود داشته باشد؟ در یک سازمان ، در یک شغل ، در یک شرایط. چند درصد تفاوت وجود دارد؟ در این رابطه تحقیق صورت گرفته و نتیجه تحقیق نیز در هاروارد بیزینس ریویو چاپ شده است. در این تحقیق تفاوت عملکرد بین بهترین و سایرین را در سه شغل اندازه گرفتند. این سه شغل سمبل و نماینده گروه های شغلی است و می توانید به کمک آن در مشاغل مختلف سازمان خود بهترین و سایرین را مقایسه کنید.

شغل اول ، کارگر خط مونتاژ. در این شغل تفاوت بهترین و سایرین را 40 درصد اعلام کردند. تفاوت بین بهترین و سایرین در این گروه از مشاغل نسبت به بقیه مشاغل کمتر است. چرا که یک سری مشاغل ساختاریافته هستند ، وظایف به طور دقیق و مشخص تعیین شده است، هر کسی در این شغل گمارده شود باید یک کار ساده مهندسی شده را تکرار نماید. ابزار و آموزش دقیق آن ارائه شده است و دستورالعمل ساده دارد. بنابراین احتمال نوآوری و ابتکار نیز در این گونه مشاغل به شدت پایین خواهد بود.

شغل دوم ، فروش بیمه نامه. تفاوت عملکرد بهترین و سایرین در این شغل ، 240 درصد گزارش شده است. چرا که فروش ، کار ساختاریافته ای نیست و فروشنده می تواند ابتکار داشته باشد. فروشنده می تواند انرژی خود ، مهارت کلامی و هوش هیجانی خود را درگیر نماید و افراد را متقاعد به خرید کند. تفاوت عملکرد فروشندگان بیمه نامه خیلی بیشتر از تفاوت عملکرد کارگران خط مونتاژ است.

شغل سوم ، مدیریت ارشد ، طراحی ،  معماری و برنامه نویسی : در مشاغلی که فاقد ساختار مشخصی هستند ، تفاوت عملکرد بین بهترین و سایرین 1200 درصد است. کارهای بدون ساختار از جمله کارهایی هستند که به ساختن چیزی می پردازند که وجود ندارد.
لذا ، اولین نکته این است افراد ظرفیت بسیار زیادی را دارا هستند. این که ما در حال حاضر به چه میزان از این ظرفیت بهره مند می شویم ، موضوعی است که باید به آن پرداخته شود. جک ولش، که به مدت بیست سال مدیرعامل شرکت جنرال الکتریک بوده است. معتقد است قبل از این که شما رهبر شوید یا قبل از این که شما مدیر شوید ، می بایست خودتان را رشد دهید. چون هنوز رهبر نشده اید ، مدیر نشده اید ، ولی زمانی که رهبر یا مدیر شدید ، موفقیت در گرو رشد ، پرورش و توسعه دیگران خواهد بود.

مدیریت عملکرد

در مدیریت منابع انسانی فرآیندی به نام فرآیند Performance Management یا مدیریت عملکرد وجود دارد که البته موضوع اصلی جلسه امروز نیست اما در ابتدای کار به آن اشاره می کنیم. مدیریت عملکرد بدین معنی است که یک مدیر یا سرپرست ( سطح مدیریت اهمیتی ندارد ) ، به طور کلی مدیریت در هر سطحی و هر بخشی ، چگونه می تواند عملکرد کارمندان خود را بهبود دهد؟ این کار مدیریت عملکرد نام دارد.
همان گونه که اشاره شد ، ظرفیت افراد زیاد است و به مدیریت نیاز وجود دارد. اگر افراد به خوبی مدیریت شوند ، عملکردهای خوبی در زمینه تولید ، کیفیت ، ابتکار ، سودآوری و امثالهم از خود نشان می دهند. اینجاست که نقش مدیریت عملکرد بیش از پیش پررنگ می شود.

چه عواملی در یک سازمان در عملکرد کارکنان مؤثر هستند؟ و چه عواملی باعث بهبود یا افت عملکرد کارکنان می شوند؟

1- عملکرد افراد تابع استعداد آن ها است . منظور از استعداد چیست؟ گویند هر کسی را بهر کاری ساخته اند. اگر کسی برای کاری ساخته نشده باشد ، و در آن کار گمارده شود ، کار می کند اما بهترین نمی شود. مطهری می گوید : همه افراد کار می کنند ، اما تعداد افرادی که شاهکار می کنند کم است. یک مربی خوب کشف استعداد می کند و هر کسی را در جای مناسب خود قرار می دهد. برای مثال در بین ورزشکاران ایرانی ، کمیل قاسمی قهرمان کشتی ایران ، در ابتدا وزنه بردار بوده است. لذا می بایست استعداد و آمادگی افراد مورد توجه قرار گیرد. استعداد مانند کوه یخ است و مربی باید از طریق نشانه ها ، شواهد و قرائن به استعداد افراد پی ببرد.
نشانه های استعداد چیست؟ کلمه SIGN یعنی نشانه و علامت. استعداد چهار نشانه دارد که با حروف این واژه شروع می شود. واژگان اصلی عبارت هستند از : Successes,Instincts,Growth,Need. در ادامه توضیح مختصری در خصوص این نشانه ها آورده می شود.

سرمایه گذاری در رشد و توسعه کارکنان موضوع بسیار با اهمیتی است و مدیران می بایست توجه جدی نسبت به آن داشته باشند. اگر بخواهیم کارکنانی که آموزش دیده و رشد کرده اند را حفظ کنیم ، باید همان مزایایی را در اختیار آ نها بگذاریم که در اختیار فردی می گذاریم که قرار است از بازار کار جذب کنیم. منظور از مزایا صرفا پول نیست ، بلکه منظور مجموع های از احترام ، امنیت ، ارتقا ، امکانات یادگیری و پول است.

• موفقیت های گذشته : موفقیت به صورت جمع اشاره شده است ، چرا که شاید یک موفقیت وجود داشته باشد و آن موفقیت صرفا بر اساس شانس به دست آمده باشد. ولی زمانی که عملکرد گذشته افراد نشانگر موفقیت ها باشد ، این تکرار موفقیت بیانگر تناسب است. برای مثال در فوتبال کریستیانو رونالدو 62 بازی متوالی موفق به گل زنی می شود ، آیا شانس باعث این موفقیت شده است؟ بنابراین اولین کاری که برای کشف استعداد کارکنان سازمان ، باید دید در گذشته خود در چه کارهایی موفق بوده اند. و به دفعات تکرار این موفقیت توجه کرد. فرآیند یا سیستم ارزیابی عملکرد کمک می کند تا متوجه شویم که چه فردی در کجا موفق است. اما در برخی سازمان های ایرانی این فرآیند به یک فرآیند مفلوک و بی خاصیت تبدیل شده است ، به یک کاغذبازی بیهوده ! از سوی دیگر ، پی بردن به این که فرد در چه کارهایی تا به حال موفق نبوده نیز یک نشانه محسوب می شود و از آن نیز نباید غافل بود.
• غریزه ها : غریزه به معنای این است که انجام کار به صورت داوطلبانه انجام می گیرد ، کاری که با کشش درونی و نه به اجبار انجام می شود. و با انجام آن لذت حاصل می شود. بعضی کارها باعث خستگی افراد می شوند و بعضی دیگر ، خستگی از جان به در می کنند. ببینید خودتان یا کارکنان شما از چه کاری لذت می برید؟ چه کاری را بر اساس خلقیات ، منش و شخصیت خود و چه کاری را بر اساس زور و تحمیل به انجام می رسانید؟ به عنوان مثال ، بچه ای که عاشق سنتور است و آن قدر آن را می نوازد که روی همان سنتور خوابش می برد ، دارای غریزه سنتورنوازی است.
• رشد کردن ، زود یاد گرفتن : تدقیق در این مورد که افراد در شرایط مشابه ، چه چیزهایی را زودتر از بقیه یاد می گیرند؟ نشان دهنده رشد یافتگی در آن زمینه است. رشد متفاوت افراد در شرایط یکسان نیز یک نشانه است.
• آرزوها و نیازها : این مورد همان « ای کاش های » افراد را شامل می شود. نیاز ، نیمه گمشده افراد است. به طور فرض ، از شخصی می پرسید چشم انداز شخصی شما چیست؟ در آینده دوست دارید به کجا برسید؟ چیزهایی که افراد دوست دارند و آرزو دارند و اکنون در زندگی خود از آن محروم هستند و به آن فکر می کنند.
به کمک این چهار نشانه می توان به شناخت استعداد افراد دست یافت و سپس آن ها را در جای مناسب خود قرار داد.

2- دومین عامل مؤثر در عملکرد ، دانش و مهارت است . این دانش و مهارت سوار بر استعداد است. به عبارت بهتر ، مکمل استعداد است. بعد از شناسایی استعداد ، نوبت به اقدام جهت کسب دانش و مهارت می رسد. کشف استعداد و ارائه دانش و مهارت وظیفه مدیر است ، مدیری که معتقد است کار او صرفا تولید نیست. باید افراد را شناخت ، ظرفیت آنان را مورد توجه قرار داد و در پی آن در رابطه با موقعیت او در سازمان تصمیم گیری کرد. تبدیل استعداد بالقوه به بالفعل صورت می گیرد.

3- عامل سوم ، ابزار و منابع است . اگر ابزار و منابع وجود نداشته باشد ، در عملکرد چه اتفاقی رخ خواهد داد؟ فردی مستعد ، که از دانش و مهارت لازم نیز بهره مند شده است ، اگر ابزار ، منابع ، اطلاعات و تجهیزات لازم را برای انجام کار در اختیار نداشته باشد چه خواهد شد؟ فقدان ابزار به طور قطع در عملکرد تأثیرگذار خواهد بود.

شایستگی دارای سه پایه به نام های دانش ، مهارت و خلقیات شخصی است. دانش با دوره های آموزشی کسب می شود و مهارت نیز با تجربه کردن حاصل می شود. اما خلقیات شخصی با دوره آموزشی تغییر نمی یابد. لذا در بزرگسالی آموزش فقط برای تغییر دانش و مهارت به کار می آید و تأثیر زیادی بر خصیصه های شخصی نمی تواند داشته باشد.

4- اعطای فرصت و اختیار از دیگر عوامل مرتبط با عملکرد است . شاید بتوان گفت یکی از معانی توانمندسازی همین است. توانمندسازی یعنی Empowerment. به این معنی که به افراد قدرت دهد. این مفهوم ، محدود نکردن افراد و اعطای قدرت ابتکار و تصمیم گیری را مورد توجه قرار می دهد. این البته کار سختی است و مدیران هم بسیار کم حاضر به انجام این کار می شوند. این کار یعنی تفویض بخشی از قدرت خود به کارمند.
با توجه به تئوری مجموع صفر ، فرض کنیم مقداری پول وجود دارد و بین دو نفر از ما تقسیم می شود. حالا اگر یک نفر بیشتر طلب کند چه باید کرد؟ به اندازه ای که بیشتر می خواهد باید از پول نفر دوم کم شود. این توضیح مفهوم تئوری مجموع صفر را می رساند. چون منابع محدود است و این منابع محدود را تقسیم کردیم. اگر یکی سهم بیشتری بخواهد باید از سهم دیگری کاسته شود.
لذا کسانی از بخشیدن قسمتی از قدرت خود به دیگران هراس دارند که قدرت محدودی در اختیار آن ها باشد. افراد دو منبع اصلی قدرت دارند : قدرت ناشی از مقام یا Position Power. قدرتی همچون ریاست جمهوری ، مدیریت ، سرپرست یا امثالهم که انتقال پیدا می کند. دومین منبع قدرت ، قدرت شخصی یا Personal Power. به طور فرض نلسون ماندلا زمان ریاست جمهوری دارای قدرت بود ، و نیز بعد از ریاست جمهوری نیز از قدرت بهره مند بود. امام خمینی (ره) در شرایط مختلف قدرت داشت و این قدرت شخصی است و به مقام ربطی پیدا نمی کند.
لذا ، کسانی که قدرت آن ها ناشی از مقام است ، از اعطای قدرت به دیگران ترس دارند. چرا که قدرت مقام ، محدود است. هر چه منبع قدرت شخصی تر شود ، اعطای قدرت سهل تر صورت می پذیرد.

5- پنجمین و پیچیده ترین متغیر در ارتباط با عملکرد ، انگیزه است . انگیزه به شدت در عملکرد تاثیرگذار است. در این میان وظیفه مدیر به عنوان مربی ، مدیریت این پنج مورد است. کشف استعداد ، دانش و مهارت ، فراهم نمودن ابزار و امکانات ، اعطای اختیار و انگیزه منجر به توسعه و توانمندسازی کارکنان می شود.

جهت مطالعه ی کامل این گزارش ، لطفا به صفحات 44 الی 48 ماهنامه مراجعه نمایید.