به نظر می رسد که مفهوم بورورکراسی با مفهوم دولتِ مدرن، قرین و هم زاد باشد؛ اگرچه پیشینه ی اداره امور جمعی توسط قدرت متمرکز، قدمتی به اندازه ی تاریخ تمدن بشر دارد.
منبعِ پیدایش واژه‌ی بوروکراسی به طور کامل مشخص نیست و همانند مفهوم این کلمه ابهاماتی در آن وجود دارد. در برخی متون آمده است که این واژه نخستین بار در قرن هجدهم به وسیله‌ی وزیر بازرگانی فرانسه در مفهوم فعالیت های دولتی به کار برده شد. به نظر می‌رسد ابهامات و سوگیری های مختلفی که در زمینه‌ی مفهوم این واژه وجود دارد، به دلیل تفاوت‌های موجود در رویکردِ توصیف آن و نقصان‌هایی است که در تعیین رویکردِ مناسب برای تعریف دقیق این واژه وجود دارد. به هرحال، ویژگی اصلی بوروکراسی و سازمان‌های بوروکراتیک، وجود سلسله مراتب دقیق و همین طور، تقسیم کار معین و متمایز و شایستگی و صلاحیت است.
اگرچه نظام بوروکراتیک و مدیریت دولتی در ایران هم، قدمت بسیاری دارد، اما، ایجاد سیستم اداری به طور مشخص، به دوره ی امپراطوری هخامنشی، بازمی‌گردد و پس از آن، امپراطوری ساسانی این دیوان سالاری را توسعه داد. در دوره‌ی معاصر و در عصر پهلویِ دوم، بوروکراسی و نظام مدیریت دولتی وظیفه‌ی حفاظت از سیستم را بر عهده داشت و بازیگر کلیدی این بوروکراسی شخص شاه بود. اگرچه جهت گیری کلی نظام سیاسی ایران در در رژیم پهلوی، مورد تأیید عامه ی مردم نبود و از این منظر نقدهایی بر آن وارد است، اما در نهایت اکثریت محققین علوم مدیریت و سیاست گذاری عقیده دارند که نظام اداری ایران، پیش از انقلاب، واجد کارایی بود و در آن یک‌پارچگی وجود داشت. از این منظر، بوروکراسی تحقق یافته بود. پس از پیروزی انقلاب، ساختارهای بوروکراتیک رژیم قبلی تقریباً به طور کامل کنار گذاشته شد. تلقی عمومی این بود که چون رژیم سابق و نظام سیاسی آن رژیم و بالطبع بوروکراسی حاکم بر نهادهای عمومیِ آن، دچار فساد ایدئولوژیک و در خدمت منافع نظام سلطه بودند، می بایست طرحی نو درانداخت و این نظام سیاسی فاسد را با ساختارهایی مبتنی بر ارزش‌ها و آرمان‌های انقلاب اسلامی جایگزین نمود.
به طور کلی نظام اداری و دیوان‌سالاری ایران، به ویژه پس از پیروزی انقلاب از دو منظر مورد انتقاد جدی قرار گرفته است. از یک طرف، عامه ی مردم انتقاداتی بر نحوه عملکرد و کارایی سازمان های عمومی دولتی وارد می کنند و از سوی دیگر، این مسئولان سیاسی و مدیران عالی کشور بوده اند که نظام بورکراتیک کشور را مورد نقد قرار داده اند. بالطبع، این که کارایی و اثربخشی نظام بوروکراتیک از منظر عامه ی مردم مورد ارزیابی قرار گیرد، نتیجه ی متفاوتی با زمانی خواهد داشت که این نظام از منظر متخصصین و مجریان امور سیاسی و اداری مورد ارزیابی قرار گیرد. عامه ی مردم بر مبنای نیازها و تقاضاهایی که از نظام اداره ی دولتی در ایران دارند، در مورد آن به قضاوت می پردازند. این که بوروکراسی موجود تا چه میزان قادر است نیازهای آنان را مرتفع نماید. در چشم مجریان این نظام و هم چنین متخصصین اما، بوروکراسی ابزاری است که می توان آن را در مسیر تسهیل کننده و درست یا در مسیر بازدارنده و نادرست مورد استفاده قرار دارد. در این منظر، آن چه اهمیت دارد، رسیدن به هدف است.
تردیدی نیست که تمام دولت های پایدار و باثبات در جهان مدرن امروز، دارای بازوهای اجرایی و سازمان های خدمات عمومی هستند که واجد ویژگی‌های بوروکراتیک می باشند. بنابراین، نوعی سازمان وسیع بوروکراتیک جهت افزایش کارایی دولت مورد نیاز است که دارای سلسله مراتب مشخص، تخصص گرایی بر مبنای وظیفه و تدوین معیارهای مبتنی بر شایستگی جهت عضویت در آن است.
به طور خلاصه، می توان گفت که بوروکراسی از یک طرف درصدد رسمیت بخشیدن به امور است و از طرف دیگر، سودای تمرکزگرا کردن ساختار مدیریتی را در سر دارد. با این تفاسیر، بوروکراسی می تواند هم کارکردهای مثبت و هم کارکردهای منفی داشته باشد؛ به طوری که می توان برای کارکردهای بوروکراسی طیفی تصور کرد که یک سرِ آن توانمندسازی و سرِ دیگرِ آن بازدارندگی است. برخی نظریه پردازان علوم مدیریت، با ترکیب دو کارکرد عمده ی بوروکراسی یعنی رسمیت بخشی و تمرکزگرایی، چهار نوع ترکیب را تحت عناوین بوروکراسی توانمند، بوروکراسی بازدارنده، بوروکراسی سلسله مراتبی و بوروکراسی وابسته به قوانین مورد شناسایی قرار داده اند. اگرچه ممکن است هر یک از سازمان های خدمات عمومی و دولتی، واجد یکی از ترکیبات فوق بوده باشند، اما به نظر می رسد در نهایت بورکراسی دولتی در ایران را بتوان با یکی از این ترکیب ها مورد شناسایی قرار داد.
در نهایت، بوروکراسی در واقع به مثابه ی نقطه ای است که مردم را با بدنه‌ی سیاسی در کشور مرتبط می نماید؛ از این رو، نوع ارتباط مردم با این بدنه و تلقی ای که از این ارتباط دارند، تعیین کننده و شاخصی برای کیفیت خدمت رسانی و پاسخ گویی نظام سیاسی در قبال مردم است.
از ابتدای انقلاب تاکنون، حرکت‌های گوناگونی برای تغییر در دستگاه اداری و بوروکراتیک کشور انجام شده است. استدلالی که در خصوص نقصان های نظام بوروکراتیک در ایران می شود، این است که ما به عنوان یک کشور در حال توسعه، هم موفق به تعریف یک نظام بوروکراتیکِ کارآمد نشده ایم و نتوانسته ایم چنین نظامی رابه مرحله‌ی تکامل برسانیم. بنابراین، نظام بوروکراتیکِ موجود، نظام ناقصی است که کارآمدی مناسبی ندارد و هم در خلال مسیر دچار انحرافاتی شده ایم. در این میان، مجموعه ای از عوامل بیرونی و درونی نقش ایفاء کرده اند. اگرچه بوروکراسی هایی که در اوایل انقلاب شکل گرفتند، به دلیل این که تعصب خاصی نسبت به ساختارهای خود نداشتند و هدف را در اولویت قرار دادند، بوروکراسی های بسیار کارآمد و اثربخشی بودند؛ اما پس از آن و با توجه به تغییرات پیش آمده در صحنه سیاسی و حیات جمعی در کشور، این مسأله با چالش های جدی مواجه شد. به طوری که هم اکنون یکی از چالش های جدی پیش روی مدیران و مسئولین و به ویژه دست اندرکاران دولت جدید، رفع و رجوع مسائل و چالش‌هایی است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم با نظام اداری و بوروکراسی موجود در کشور ارتباط می‌یابند.
عدم قانون گرایی و قانون مداری، بحران اقتدار، عدم رعایت ضوابط اداری و اولویت روابط تعریف نشده و خارج از چارچوب بر ضوابط، از جمله عمده ترین نقصان و مشکلاتی هستند که گریبان گیر نظام اداری ماست.
در نهایت، با این که نمی توان چشم بر نقصان ها و سوء کارکردهای نظام بوروکراتیک در ایران بست، اما به هر حال، همین بوروکراسی هم مزایایی دارد که عدم استفاده از آن غیرعقلانی و منجر به پیچیده تر شدن مشکلات و نارسایی خواهد شد. به رسمیت شناختن هر چه بیش تر این ساختارها و عزم و اراده جدی در جهت رفع نقصان ها، به تدریج موجود بهترشدن اوضاع و افزایش و ارتقای کارایی نظام اداره‌ی عمومی در ایران خواهد شد. بدین ترتیب، یکی از جدی ترین مواردی که لازم است دولت ِجدید برای حصول موفقیت بدان بپردازد، گام برداشتن در جهت رفع کاستی های این نظام و حل و فصل تعارضات درون آن است.
